Privacyverklaring Stichting Vrienden van Schuilkerk De Hoop

 
 
 

Vanaf 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht. Volgens de verordening moet ook de Stichting Vrienden van Schuilkerk De Hoop voldoen aan de criteria, zoals gesteld door de overheid. We hebben hiervoor het stappenplan van de Kamer van Koophandel gevolgd.

In deze privacyverklaring informeren wij onze relaties hoe wij met persoonsgegevens omgaan en wat onze relaties zelf kunnen doen.

Wij onderscheiden drie belangrijke gegevensverzamelingen.
1. Ons vrienden- en donateursbestand
2. E-mailadressen voor de verzending van de concertaankondigingen
3. Gegevens van de musici.

Onze belangrijkste processen zijn:
- Stichting Vrienden van Schuilkerk De Hoop heeft als hoofddoel het zorgdragen voor het geven van (zes) kamermuziekconcerten in de Schuilkerk De Hoop in Diemen.
- Daarnaast draagt de Stichting zorg voor het behoud en het uitdragen van de cultuur-historische betekenis van het gebouw als monument en het gebruik van het gebouw als concertpodium.

Onze belangrijkste bronnen van inkomsten zijn:
1.  subsidies en donaties
2.  kaartverkoop voor de concerten
3.  schenkingen en legaten

Ten behoeve van de administratie houdt de stichting een vrienden-/donateursbestand bij.
Hierin wordt vastgelegd:
1.  naam van de vriend of donateur
2.  adresgegevens
3.  telefoonnummer (indien gegeven)
4.  e-mailadres (indien gegeven)
5.  het soort vriend-/donateurschap
6.  de ontvangen betalingen
Het bestand wordt geactualiseerd in een ‘stand alone’ notebook dat uitsluitend wordt gebruikt voor de administratieve doeleinden van de stichting. Het bestand wordt gebruikt voor het versturen van een jaarlijkse Nieuwsbrief voor de vrienden en sponsors en om jaarlijks een vriendenpasje te versturen welke recht geeft op korting.

Daarnaast wordt, op verzoek van vrienden of belangstellenden, een e-mailadressenbestand gebruikt om een herinneringsmail te sturen voor de eerstkomende concert(-reeks). Om het laatste doel te bereiken worden  uitsluitend de daartoe opgegeven e-mailadressen ingelezen voor het gebruik in een mailingprogramma van Stadsherstel Amsterdam (genaamd YMLP; Your Mailing List Provider). Een en ander met in acht neming van de AVG. YMLP voldoet ook aan de AVG-wetgeving. Bij elke mailing wordt de mogelijkheid geboden uit het e-mailbestand te worden gewist.

Het vriendenbestand van onze stichting staat los van het bovengenoemde, in YMLP ingelezen bestand. Het zijn twee verschillende bestanden. E-mailadressen van vrienden worden alleen toegevoegd  aan het in YMLP ingelezen bestand als men daarom vraagt. Afgezien van deze toepassing worden de gegevens niet gebruikt of verstrekt aan derden.
De betaalgegevens worden bewaard volgens de wettelijke bepaalde termijn.
De stichting maakt op de website geen gebruik van cookies

De genoemde gegevens worden vastgelegd in een gesloten (stand alone) systeem dat alleen toegankelijk is voor door het bestuur van de stichting geautoriseerde personen. Op verzoek van een vriend of donateur maakt de stichting inzichtelijk welke persoonsgegevens van de betreffende vriend of donateur worden gebruikt en kan op  diens verzoek de gegevens ten alle tijden worden verwijderd, voor zover deze gegevens niet wettelijk bewaard horen te worden.

Van de door ons gecontracteerde musici leggen wij het volgende vast, met als doel met hen in contact te blijven voor een goede afhandeling van de wederzijdse verplichtingen:
- Naam, adres, woonplaats
- Hun e-mail adres(sen)
- Bankrelatie en bank rekeningnummer(s)
Deze gegevens worden digitaal verwerkt , afgedrukt en bewaard als papieren dossier. Een jaar  na afloop van het concertseizoen (sept-april)  worden de digitaal bewaarde gegevens geschoond. De musici-gegevens worden volgens de wettelijk bepaalde termijnen bewaard.
De gecontracteerde musici ontvangen bij contractering  een privacyverklaring van Stichting Vrienden van De Hoop.

Klachten of informatieverzoeken, over de gegevensverstrekking kunnen aan het bestuur van de stichting worden voorgelegd via admin@schuilkerkdehoop.nl

Deze privacyverklaring is opgesteld door het bestuur van de Stichting Vrienden van Schuilkerk De Hoop.

Diemen, juli 2018